Các cuộc họp được yêu cầu trên cơ sở hàng ngày từ bất kỳ công ty hoặc tổ chức. Tại thời điểm ra quyết định, họ là lựa chọn tốt nhất cho các ông chủ và cấp dưới phối hợp hành động và đưa ra kết luận thực tế đảm bảo kết quả mong đợi.
Nhưng theo thời gian, cuộc họp có thể trở nên phản tác dụng khi nó rời khỏi trọng tâm thảo luận và xoay quanh các chủ đề ngẫu nhiên không có gì để thêm vào giải quyết vấn đề. Để điều này không xảy ra, một số thái độ là cần thiết. Kiểm tra mười lời khuyên để làm cho các cuộc họp công việc của bạn hiệu quả hơn.
1? Lịch trình thời gian (và cố gắng tôn trọng họ)
Khi gọi một cuộc họp, đặt thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc. Điều này cho phép các bên liên quan lên lịch chính xác và ngăn cuộc họp mở rộng ra ngoài những gì cần thiết. Để đặt thời gian, hãy tính đến chủ đề sẽ được thảo luận và số lượng người được triệu tập. Cuối cùng, hãy tôn trọng những lúc này.
2? Tránh các cuộc họp không cần thiết
Nếu vấn đề không liên quan đến nhiều người nhưng bạn, bạn không cần phải thiết lập một cuộc họp để giải quyết nó. Ngồi với những người khác có liên quan và nhanh chóng thảo luận về các yếu tố liên quan. Lên lịch cuộc họp chỉ khi cần thiết để sắp xếp các ý tưởng hoặc phát triển các giải pháp cho một chủ đề cụ thể.
3? Gửi chương trình nghị sự cho người tham gia trước
Chuẩn bị một danh sách các chủ đề sẽ được đề cập trong cuộc họp và chuyển tiếp cho người tham gia. Điều này cho phép họ chuẩn bị và rút ngắn thời gian tranh luận vì mỗi người sẽ tự nghĩ ra những ý tưởng trước đây. Cố gắng không thoát khỏi chương trình nghị sự để không kéo dài thời gian.
4? Hành động như một nhà lãnh đạo thực thụ
Để giữ mọi thứ ngoài tầm kiểm soát, bạn cần phải có mạch ổn định. Bạn không cần phải độc đoán, nhưng đừng để mọi người bị phân tâm hoặc tránh xa vấn đề cốt lõi. Ngoài ra, hãy để các ý tưởng chạy miễn phí để mọi người có thể tận dụng tối đa cuộc thảo luận.
5? Theo dõi
Tùy thuộc vào chủ đề được giải quyết, có thể mọi người cảm thấy vui mừng hoặc nản lòng. Mặc dù vậy, bạn cần giữ bình tĩnh để làm dịu tinh thần hoặc kiểm soát căng thẳng có thể. Cố gắng hiểu quan điểm của nhau để duy trì sự hài hòa.
6? Quản lý thời gian
Để mọi người có tiếng nói của mình, tránh chỉ cho phép một người độc quyền thời gian. Đặt giới hạn cho mỗi người nêu ý kiến của họ và sau đó nhẹ nhàng gợi ý rằng đã đến lúc để người khác nói về nó.
7? Chuẩn bị sẵn sàng
Bạn cũng cần chuẩn bị cho cuộc họp. Trước đó, xem lại chương trình nghị sự trong câu hỏi và viết ra những ý tưởng chính của bạn về nó. Đi đến cuộc họp với các ý tưởng hoặc giải pháp được đánh giá trước đó và sẵn sàng bảo vệ chúng.
8? Học cách lắng nghe
Ngay cả khi bạn đã bước vào phòng họp hoàn toàn thuyết phục rằng ý tưởng của bạn phù hợp nhất để giải quyết vấn đề hoặc đạt được kết quả, hãy đưa ra những gì người tham gia khác có cơ hội để nói. Khi một cuộc họp được gọi, ý kiến của mọi người sẽ được lắng nghe và do đó mẫu số chung có thể đạt được: nếu bạn muốn tự mình quyết định, bạn không cần phải gặp người khác.
9? Sử dụng hình ảnh
Nêu rõ ý tưởng của bạn, sử dụng slide và các phương tiện trực quan khác để những người tham gia khác có thể nhìn thấy chúng theo cách tốt nhất, đặc biệt là khi xử lý dữ liệu hoặc số. Chỉ có lời nói mới có thể trở nên mệt mỏi và đánh lạc hướng những người liên quan.
10? Xem lại những gì đã nói về
Vào cuối các cuộc thảo luận, xem xét với những người khác những gì đã được thảo luận và những quyết định đã được đưa ra. Sau đó gửi email thông tin này cho họ. Điều này sẽ cho phép bạn nhìn rõ hơn kết quả của cuộc họp.
TS Lê Thẩm Dương - Bí quyết tạo động lực cho nhân viên tăng hiệu suất làm việc 300% (Có Thể 2024)
- Sự nghiệp & Tài chính
- 1,230
